Warto przy wyborze programu flotowego zwrócić uwagę m.in. na odpowiednią wielkość sieci i dostępność stacji paliw honorujących daną kartę. Istotny jest też odroczony termin płatności, który wpływa na poprawę płynności finansowej klienta oraz możliwość uzyskania indywidualnych warunków cenowych przy zakupie większej ilości paliw. Ważna jest również zbiorcza faktura za cały okres tankowania, która pozwala zmniejszyć obciążenie pracy księgowości i kierowców w firmie. Wprowadzenie jednego systemu kart paliwowych pozwala także uzyskać oszczędności w zużyciu paliwa. Wzrasta pewność, że paliwo trafia do baku właściwego samochodu. W przypadku gdy emitent karty udostępnia możliwość pozyskiwania za pośrednictwem internetu różnych raportów, dotyczących np. zużycia paliwa, zmiany limitów czy blokowania kart, kierownik floty dostaje narzędzia, które pozwalają mu na uzyskanie kilkuprocentowych oszczędności w wydatkach na paliwo przy przejściu z innych sposobów tankowania.

Jak poinformował nas Arkadiusz Ciesielski z PKN Orlen, do głównych atrybutów kart oferowanych przez tę firmę należy m.in. odroczony termin płatności. Cykle fakturowania oraz terminy płatności negocjowane są indywidualnie, natomiast standardowym systemem są dwie faktury zbiorcze miesięcznie oraz 14-dniowy termin płatności.

Istnieje także możliwość uzyskania indywidualnych warunków cenowych przy zakupie większej ilości paliw. Karty są wydawane na numer rejestracyjny samochodu - karta typu S lub przypisane do użytkownika - karta typu K.

Dodatkowo zarządzający mają możliwość łatwego sprawdzenia za pomocą funkcji dedykowanej strony internetowej (flota. orlen. pl) różnych raportów dotyczących m.in. średniego zużycia paliwa, możliwości zdalnej zmiany limitów oraz blokowania kart według różnych scenariuszy, np. w dni wolne od pracy.

Z kartami paliwowymi Orlenu mogą być połączone dodatkowe usługi, m.in. możliwość płacenia za przejazd autostradą, w systemie viaTOLL i viaAUTO. Na wybranych stacjach istnieje także możliwość tankowania na kartę płynu AdBlue wprost z dystrybutora. Karty Flota są akceptowane w sieciach stacji paliw Orlen i Bliska w całym kraju w około 1.700 obiektach. Limitem przystąpienia do Programu Flota, jest miesięczny zakup min. 1 tys. litrów dowolnego paliwa.

Zaletą kart Flota jest także usługa ochrony prawnej, którą zapewnia Towarzystwo Ubezpieczeń D. A. S. Przedmiotem ubezpieczenia są prawne interesy osoby ubezpieczonej związane z posiadaniem lub użytkowaniem pojazdu i ponoszenie kosztów ich ochrony prawnej (np.: pokrycie kosztów sądowych, obsługi adwokata czy radcy prawnego). To także ochrona prawna w przypadkach, w których zastosowanie mają przepisy ustawy o transporcie drogowym.

Klient może wybrać pakiet, czyli listę usług i produktów za jakie można płacić przy użyciu karty. Każdą kartę można też personalizować w sposób elastyczny - według indywidualnych potrzeb klienta.

W przypadku mniejszej ilości kupowanego paliwa dobrym rozwiązaniem jest karta BiznesTank, dedykowana małym i średnim przedsiębiorstwom. Karta umożliwia zakup paliwa z rabatem za gotówkę na prawie 1.300 wybranych stacji Orlen i Bliska, a także otrzymanie zbiorczej faktury za wszystkie transakcje. Nie ma tu jednak zbiorczych faktur za transakcje ze wszystkich stacji tylko z jednej. Głównym atutem BT jest szybka identyfikacja klienta na stacji dzięki danym spersonalizowanym na karcie oraz możliwość uzyskania rabatów.

Lotos proponuje program flotowy Lotos Biznes. W zakresie usług przewidziano fakturowanie zbiorcze, kontrolę kierowców, rabaty na zakup paliw oraz towarów i usług. Dodatkową usługą jest Program ESSO Card umożliwiający bezgotówkowe tankowanie poza Polską. Klienci na koncie internetowym mają dostępne usługi: podgląd listy transakcji i parametrów kart, zamawianie i blokowanie kart oraz dostęp do systemu e-faktura, gdzie mogą pobierać faktury ze strony www.

W Polsce kartę Lotos Biznes honoruje niemal 400 stacji. W przypadku ESSO Card - Europa jest to około 13.000 stacji. Jedynym kosztem jest koszt wyrabiania dodatkowych kart (w tym duplikatów) - 20 zł brutto za sztukę. Obecnie nie są pobierane żadne inne opłaty.

Jak wygląda rozliczanie płatności? Przelew z odroczonym terminem płatności uzgadnianym indywidualnie. Klientom pomaga SMS-owy system alertów o wykorzystaniu limitu kredytowego i terminach płatności faktur.

Limit kredytowy ustalany jest indywidualnie, na z uwzględnieniem potrzeb zakupowych klienta, przyznawany na podstawie analiz finansowych.

Karty mogą mieć limity: ilości kupowanych paliw dziennie i miesięcznie; zakupów pozapaliwowych dziennie i miesięcznie i całości zakupów na kartę miesięcznie. Ponadto każda karta może mieć limit 1-9 transakcji na dobę.

Emitent oferuje zarówno karty bezgotówkowe, jak i gotówkowe (płatność z rabatem na stacji).

W zależności od potrzeb klienta karta może być wystawiona na pojazd, na osobę lub na firmę. Istnieje możliwość określenia limitu zakupów zgodnie z indywidualnymi potrzebami.

Ogólnopolska sieć stacji paliw Moya oferuje program flotowy Moya Firma. Obejmuje on wszystkie 80 stacji Moya w całym kraju, a zasięg ten wraz z rozwojem sieci wzrasta.

Obecnie na kartę Moya Firma dostępne są wszystkie paliwa sprzedawane na stacjach tej marki, a także AdBlue oraz płyny do spryskiwaczy. Właściciel firmy transportowej decyduje, które produkty chce udostępnić swoim kierowcom na karty. Planowo w przyszłym roku na karty flotowe dopisywać będzie można także usługi (np. myjnie, serwis, usługi diagnostyczne) i asortyment sklepowy (oleje silnikowe i akcesoria samochodowe).

Wszystkie karty flotowe akceptowane na stacjach Moya działają w trybie online, co wpływa na bezpieczeństwo przeprowadzanych transakcji.

Przez dwa pierwsze lata korzystania z programu Moya Firma nie ma żadnych kosztów związanych z obsługą kart. Ponowne wyrobienie karty przy przedłużeniu umowy to 20 zł od karty.

Karta Moya Firma występuje w wersji bezgotówkowej i gotówkowej. W obu przypadkach faktury są wystawiane w cyklu co 7 dni (w wersji bezgotówkowej - z uzgadnianym indywidualnie terminem płatności. Limity tankowań przyznawane są na podstawie analizy potrzeb klienta.

W tym roku sieć Moya otworzyła w Słubicach pierwszą, w pełni automatyczną stację dedykowaną wyłącznie flocie, gdzie płatności dokonać można za pomocą bezgotówkowej karty Moya Firma (i wybranych innych operatorów). Jeszcze w tym roku oddana zostanie do użytku stacja w Goleniowie k/Szczecina, a na przyszły rok zaplanowano otwarcie stacji w okolicach Zgorzelca i Olszyny.

Karta DKV daje klientom dostęp do najszerszej w Europie sieci stacji i punktów serwisowych, do której należy ponad 54.000 stacji paliw, z czego 3.400 i 150 warsztatów w Polsce. Należą do niej takie marki, jak m. in.: Orlen, BP, Statoil, Lukoil, Shell czy Lotos. Karta DKV jest akceptowana na ponad 7.300 stacji oferujących AdBlue.

Za pośrednictwem DKV można rozliczać opłaty drogowe we wszystkich systemach e-myta w Europie. Karta daje również dostęp do wielu usług, m. in.: serwisy naprawcze, 24h pomoc drogowa, internetowe serwisy do zarządzania transakcjami, planowania podróży czy zwrotu zagranicznego VAT (w tym fakturowanie netto), usługi promowe, doradztwo.

Klienci otrzymują raz na 2 tygodnie jedną zbiorczą fakturę, w której wyszczególnione są wszystkie transakcje dokonane kartą. DKV oferuje swoim klientom elektroniczne fakturowanie połączone z odroczonym, 21-dniowym terminem płatności.

Zarządzanie i kontrola floty możliwe są z poziomu dedykowanej platformy internetowej DKV eReporting. Program ten umożliwia planowanie i analizę płatności całej floty, śledzi status zwrotu VAT, a także generuje raporty ostrzeżeń o dokonaniu nieplanowanych transakcji. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia alertów. Jeśli kierowca nie postępuje według zaleceń, spedytor otrzymuje specjalne zawiadomienia na e-mail. Spedytor ma ponadto możliwość definiowania własnej polityki tankowania dla poszczególnych pojazdów. Jest to możliwe dzięki indywidualnie ustalanym limitom ilości tankowanego paliwa oraz blokowaniu przez spedytora poszczególnych kart. Specjalną usługę stanowi narzędzie, za pomocą którego możliwe jest śledzenie aktualnego statusu zwrotu VAT z każdego kraju. Usługa dostępna jest poprzez internetową platformę DKV eReporting i jest bezpłatna.

Oczywiście istnieje też możliwość uiszczania opłat za płatne odcinki dróg, w kraju i za granicą. W Europie Centralnej i Zachodniej klienci mogą rozliczać za pośrednictwem DKV opłaty drogowe we wszystkich działających dziś systemach. Dotyczy to zarówno opłat za przejazdy autostradami, mostami czy tunelami, jak i usługi promowe. W Polsce za pośrednictwem DKV rozliczać można opłaty w systemie viaTOLL. DKV zapewnia, że jako jedyny operator nie wymaga od swoich klientów żadnego zabezpieczenia finansowego w celu rozliczania opłat viaTOLL w trybie post paid. Jedynym kosztem obsługi jest prowizja, której średnia wysokość wynosi około 2 zł na pojazd miesięcznie.

DKV jako w pełni niezależny emitent kart ma możliwość negocjowania rabatów za przejazdy drogami, które w całości przenoszone są na klienta. Podczas transakcji zagranicznych ważna jest eliminacja ryzyka kursowego, czyli zagwarantowanie posiadaczowi karty rozliczenia faktur wg kursu z dnia transakcji. Co więcej, w DKV przewoźnik może wybrać walutę transakcji: euro lub PLN lub obie.

Jak twierdzą przedstawiciele DKV, nie ma dolnych (minimlanych) limitów ilości tankowanego paliwa. Oferta przygotowana została z myślą o dużych i małych firmach transportowych, stąd większość kwestii ustalana jest indywidualnie.

Dodatkowo firma oferuje System DKV Bottom Up - to sieć tanich stacji, która obejmuje wybrane stacje prywatne w Polsce, Austrii i na Węgrzech. W naszym kraju są 34 takie stacje, głównie marki Lotos, położone na głównych szlakach komunikacyjnych. Ze stacji Bottom Up mogą korzystać wszyscy klienci DKV, bez dodatkowych formalności. Klienci płacą za paliwo o 5-7 % mniej niż wynosi stawka dystrybutora.

Ciekawa jest aplikacja DKV Station Finder, która służy do wskazywania najtańszych stacji paliw przy wyznaczonej trasie. Kalkulator opłat drogowych z kolei pozwala wyliczyć łączną wysokość opłat na danej trasie. Narzędzie uwzględnia wszystkie systemy opłat drogowych działające na terenie Europy. Po wprowadzeniu miejsca rozpoczęcia i zakończenia planowanej trasy, przewoźnik otrzymuje informację o trzech alternatywnych możliwościach przebiegu trasy, a także o kosztach opłat drogowych, odległościach oraz przewidywanym czasie trwania jazdy. Kalkulator uwzględnia przy tym wszelkie parametry pojazdu, jak np. DMC, liczbę osi czy klasę emisji zanieczyszczeń.

Już wkrótce uruchomiona zostanie kolejna usługa - moduł geolokalizacji, która pozwoli na dokładne śledzenie pozycji wszystkich pojazdów wyposażonych w nowe urządzenia pokładowe DKV Box.

Zwrot VAT - Karta DKV daje też dostęp do usługi zwrotu zagranicznego podatku VAT w formie fakturowania netto. Za paliwo rozliczane kartą klient płaci od razu stawkę netto, gdyż podatek VAT jest automatycznie odliczany od wartości faktur. Aktualny podgląd statusu zwrotu VAT z każdego kraju dostępny jest bezpłatnie online.

Wygodne rozliczenia viaToll - DKV jako jedyny operator nie wymaga od swoich klientów żadnego zabezpieczenia finansowego w celu rozliczania opłat viaTOLL w trybie post paid. Jedynym kosztem obsługi jest prowizja, której średnia wysokość wynosi około 2 zł na pojazd miesięcznie.

DKV prowadzi również specjalny portal internetowy dedykowany opłatom drogowym: www.info-myto.pl, na którym znajdziemy najświeższe informacje dotyczące systemów opłat drogowych w Europie, mapy płatnych dróg w Polsce i wiele innych.

Usługom DKV zaufało już 98 tys. klientów na całym świecie. Dziś w obiegu znajduje się 1,9 miliona kart serwisowych DKV i urządzeń pokładowych.

UTA to specjalistyczne karty paliwowo-serwisowe m.in. dla samochodów ciężarowych, dostawczych i autobusów. Klienci użytkują obecnie kilkaset tysięcy tych kart.

Kartą UTA można regulować należności za: paliwa, AdBlue, opłaty drogowe, autostrady, promy, tunele, mosty, parkingi, naprawy, pomoc drogową, serwis urządzeń chłodniczych, serwis 24h - pomoc w nagłych wypadkach, odprawy graniczne, mycie i czyszczenie pojazdów, akcesoria i wiele innych usług i produktów.

Karta UTA jest akceptowana w 50.000 punktów w 37 krajach Europy oraz basenu Morza Śródziemnego, do których dociera transport europejski.

W Polsce karty UTA mają największą sieć akceptacji spośród wszystkich emitentów kart paliwowych - blisko 3.600 stacji. W ofercie znajdują się stacje wszystkich liczących się koncernów paliwowych - w Polsce m.in. BP, Bliska, Lotos, Lukoil, Moya, Orlen, Shell, Statoil oraz wielu operatorów niezależnych.

Użytkowanie kart UTA to możliwość dokonywania opłat drogowych, płatności za autostrady, jak również rejestracji w elektronicznych systemach poboru opłat w całej Europie. W związku z wprowadzeniem nowych systemów opłat na Białorusi i na Węgrzech, operator ten dokonuje również rejestracji i rozliczeń w tych systemach: na Białorusi system BelToll i na Węgrzech system Hu-Go.

UTA proponuje kilka rodzajów kart o różnym zakresie usług.

UTA Full Service Card to karta zapewniająca dostęp do pełnego zakresu towarów i usług oferowanych przez sieć akceptacji UTA. Są to m. in.: paliwo, opłaty drogowe, akcesoria, naprawy serwisowe, pomoc drogowa, pełen zakres mycia i czyszczenia pojazdów i wiele innych.

OMNIplus ServiceCard i MercedesServiceCard to karty wydawane w ramach współpracy z markami takimi jak Mercedes i Setra oraz serwisami EvoBus. Łączą one możliwości jakie daje UTA Full Service Card z preferencyjnymi warunkami w autoryzowanych serwisach Mercedesa, Setry i EvoBus. Z kolei UTA Diesel Card to karta, która pozwala na regulowanie opłat za paliwo i akcesoria oraz opłat drogowych (np. autostrady, tunele).

Operator co dwa tygodnie wystawia faktury za wszystkie transakcje dokonane kartami i oferuje aż 30-dniowy termin płatności.

Bez względu na ilość dokonanych transakcji oraz ilość użytkowanych przez firmę kart, klient otrzymuje jeden rachunek zbiorczy - dwa razy w miesiącu. Rachunki VAT - oddzielnie dla każdego kraju, spełniające wymagania niezbędne do sprawnego zwrotu VAT z zagranicy. Przygotowywane jest też zestawienie poszczególnych transakcji - szczegóły każdej operacji z podziałem na pojazdy. Dostępna także w formie elektronicznej specyfikacja pozwala na szczegółową weryfikację wydatków oraz szybką kontrolę dokonanych transakcji. Rozliczenia prowadzone są w sposób przejrzysty, umożliwiający dokładną kontrolę kosztów dzięki podziałowi na poszczególne pojazdy. Pozwala to przekrojowo monitorować transakcje dokonywane przez kierowców. W powiązaniu z informacjami na temat najkorzystniejszych miejsc tankowania, dane te ułatwiają efektywne zarządzanie pojazdami.

UTA oferuje w ramach obsługi różne systemy odzyskiwania VAT z zagranicy. Klient decyduje o formie zwrotu - otrzymywanie na bieżąco faktur pomniejszonych o VAT (fakturowanie netto) lub na odzyskiwanie go jednorazowo po zakończeniu roku. Obecnie operator oferuje zwrot VAT z 26 państw, także z faktur obcych, nie wystawionych przez UTA oraz pomoc w odzyskaniu akcyzy zapłaconej za granicą.

Każda z kart jest przypisana do konkretnego pojazdu, poprzez umieszczenie na niej numeru rejestracyjnego. Informacje dotyczące transakcji dokonanych przy pomocy kart udostępniane są klientowi niezwłocznie dzięki systemowi raportowania transakcji niezafakturowanych. Funkcjonuje również system informowania o transakcjach nietypowych i podejrzanych.

Bezpieczeństwo obrotu jest jednym z priorytetów dlatego UTA Polska pracuje nad jego zwiększeniem. Obecnie wprowadzany jest system autoryzacji on-line, co oznacza weryfikację i monitorowanie każdej operacji bezpośrednio na serwerze UTA. Pozwala to na natychmiastowe eliminowanie niepożądanych transakcji oraz wprowadzanie dowolnych ograniczeń zgodnych z potrzebami klientów.

UTA udostępnia szereg aplikacji internetowych, ułatwiających kontrolę wydatków. Są to m.in. Hit-Listy, które zawierają systematycznie aktualizowane ceny najtańszych stacji wraz z ich lokalizacją.. Każdego dnia klienci otrzymują informacje o bieżących transakcjach dokonanych przy użyciu karty UTA, a dzięki danym zawartym w dołączanych do faktur szczegółowych zestawieniach, dostępnych także w formie elektronicznej na www.uta.pl, mają możliwość szybkiego przygotowywania różnego rodzaju raportów i analiz. Dane te można również importować do dowolnego systemu zarządzania wykorzystywanego w firmie.

Jak widać, programy flotowe stają się coraz bardziej rozbudowane i żeby dokonać właściwego wyboru trzeba dokładnie przestudiować konkurencyjne oferty. Jak to się mówi - od przybytku głowa nie boli.