Aby przybliżyć charakterystykę rozliczania czasu pracy kierowców, omówić należałoby choćby pięć podstawowych kwestii z tym związanych.

Pierwsza z nich zawarta jest w art. 4 UoCPK i mówi, że przepisy zawarte w stosowanym od 1974 roku Kodeksie Pracy (w skrócie KP), znajdują zastosowanie wyłącznie wtedy, jeśli nie są one określone przez UoCPK. W praktyce niesie to za sobą takie konsekwencje jak niemożność wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego dla kierowców, czy konieczność wypłacania delegacji w przypadkach gdy kierowca wyjeżdża w celach służbowych poza miejscowość, w której mieści się siedziba, filia lub oddział firmy Pracodawcy – Kodeks Pracy dopuszcza wypłacanie delegacji dopiero przy wyjeździe poza „stałe miejsce pracy” (art. 775, § 1 KP).

Kolejna „pułapka” mieści się w art. 8 ust. 1 UoCPK, który mówi: „Dla celów rozliczania czasu pracy i ustalania uprawnienia do wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych, przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.” Można powiedzieć, że nie ma tutaj nic nowego – to samo mówi KP w art. 128 § 3. Na pierwszy rzut oka faktycznie tak jest. Kierowcy są jednak specyficzną grupą pracowniczą do rozliczania, ponieważ przepisem nadrzędnym zarówno do KP jak i UoCPK jest Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. (w skrócie Rozp. 561/2006). W artykułach 7 i 8 niniejszego rozporządzenia wprowadzone zostały zupełnie inne wymogi dotyczące przerw i odpoczynków. Dodatkowo w rozporządzeniu tym nie ma ograniczeń dotyczących ponownego rozpoczynania pracy w tej samej dobie po odebraniu odpoczynku – art. 4 pkt. k) mówi o dziennych okresach prowadzenia pojazdu, które muszą być zakończone odpoczynkiem dziennym lub tygodniowym. Co to oznacza w praktyce? Wyobraźmy sobie sytuację, która dla wielu firm transportowych jest normą: kierowca rozpoczyna pracę w pierwszym dniu o godzinie 5:00, a w kolejnym, po odebraniu prawidłowego odpoczynku dziennego o 3:00. W świetle przepisu zawartego w art. 8 ust. 1 UoCPK czas pomiędzy 3:00 a 5:00 drugiego dnia zawarty jest w pierwszej dobie rozliczeniowej i stanowi podstawę do naliczenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Problem potęguje się dodatkowo kiedy Pracodawca chce stworzyć wymaganą art. 25 UoCPK ewidencję czasu pracy. Jak zapisać te dwie godziny nadliczbowe? Do którego dnia? Jeśli ten czas pracy mieści się w planie pracy drugiego dnia, to czy policzyć same dodatki, o których mówi KP w art. 1511. § 1? Okazuje się, że odpowiedź na to pytanie nie jest taka oczywista i przewiduje różne rozwiązania. Najczęściej firmy decydują się na wprowadzenie opisanego w art. 8, ust. 2 i 3 UoCPK indywidualnego rozkładu czasu pracy. „W takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.”

Następne wątpliwości może budzić wykorzystanie wspomnianego powyżej indywidualnego rozkładu czasu pracy – mowa jest tutaj o rozkładzie czasu pracy. Podobnie rzecz się ma przy wprowadzeniu równoważnego czasu pracy, o którym mówi art. 15 UoCPK: „Do kierowców wykonujących przewóz drogowy mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę – w ramach systemu równoważnego czasu pracy.” Powstaje pytanie: jak można sporządzić taki rozkład czasu pracy, jeśli niejednokrotnie nie wiemy, gdzie dany kierowca pojedzie nazajutrz? W tym wypadku ustawodawca rzucił firmom transportowym „koło ratunkowe” i wprowadził do UoCPK zapis zawarty w art. 11, ust. 2a, który mówi: „Rozkładów czasu pracy nie ustala się dla kierowcy wykonującego przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób.” Przepis ten zwalnia większość przedsiębiorstw transportowych z konieczności tworzenia rozkładów czasu pracy – z wyłączeniem linii regularnych w przewozie osób.

Czwartą kwestią, z którą muszą się zmierzyć przedsiębiorcy, to sam czas pracy kierowcy. KP w art. 128. § 1 zawiera prostą definicję w tej kwestii: „czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.” Jak jednak omówiono to już na początku tego artykułu, jeśli dane zagadnienie zostało omówione w UoCPK, to KP nie ma wtedy zastosowania. W art. 6 UoCPK, znajduje się bardziej rozbudowana definicja czasu pracy, która ma zastosowanie dla kierowców. Mówi on między innymi, że „czasem pracy kierowcy jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.” Na uwagę zasługuje również fakt, że kierowca, który podlega pod Rozp. 561/2006 ma obowiązek obsługiwać tachograf, który rejestruje cztery rodzaje aktywności kierowcy: jazdę, inną pracę, dyspozycyjność oraz postój. Po co? Czy obsługiwanie przez kierowcę tachografu w tym zakresie ma wpływ tylko na przestrzeganie przepisów dotyczących czasów jazdy, przerw i odpoczynków? Niestety nie. Ma to również istotne znaczenie w określaniu czasu pracy. Dlaczego? UoCPK, w art. 7 mówi co nie stanowi czasu pracy kierowcy. Są to między innymi nieusprawiedliwione postoje oraz dyżury. W tym miejscu warto zaznaczyć, że bez wyżej przytoczonego art. 7, większość kierowców pracowałaby w wymiarze wyższym niż 1 i 1/2 etatu - standardowy czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy kierowcy wynosi 13 lub 15 godzin. Oznaczałoby to przede wszystkim powstanie licznych naruszeń z zakresu norm czasu pracy określonych w UoCPK art. 11, 12 czy 20, które od 3 września 2018 roku skutkują wysokimi karami określonymi w załącznikach do Ustawy o Transporcie Drogowym.

Piątą i ostatnią omówioną w tym artykule kwestią są dyżury. Wielu przedsiębiorców prowadzących firmy transportowe mówi, że ich kierowcy nie pełnią żadnych dyżurów. Niestety z niezliczonych już przypadków, z jakimi się spotykamy, taka wypowiedź ani razu nie miała pokrycia ze stanem faktycznym. Dlaczego? Odpowiedź znajduje się w UoCPK, art. 9. Mówi on o trzech rodzajach dyżurów kierowcy: 1) pozostawaniu w gotowości poza normalnymi godzinami pracy, 2) przerwach, które poza 15 minutami wliczanymi do czasu pracy, gdy wymiar pracy w danym dniu wynosi minimum 6 godzin, stanowią czas dyżuru, 3) dyspozycyjności, podczas gdy inny kierowca prowadzi pojazd. W związku z powyższym, każdy kierowca, który wykonuje w danym miesiącu choćby jedną przerwę, powinien mieć wykazany w ewidencji czasu pracy dyżur. Dlaczego o tym mówimy? Dyżury, choć nie stanowią czasu pracy kierowcy, są czasem płatnym, o czym mówi nam UoCPK, art. 9, ust. 5 i 6. Pikanterii dodaje również to, że omówionych powyżej dyżurów nie możemy „wrzucić do jednego worka”. Dyżur wynikający z pozostawania w gotowości poza normalnymi godzinami pracy płatny jest w wysokości 100% stawki wynikającej z osobistego zaszeregowania kierowcy. Można go jednak oddawać w stosunku godzina za godzinę. Pozostałe dyżury stanowią 50% stawki wynikającej z osobistego zaszeregowania kierowcy. Przepis zawarty w UoCPK, art. 9, ust. 6 nie przewiduje jednak możliwości ich oddawania.

Te problemy z rozliczaniem czasu pracy kierowców to tylko wierzchołek góry lodowej. Można by wymienić w tym miejscu takie kwestie jak dwie pory nocne, które odnoszą się do kierowców, definicja niedziel i świąt, oddawanie dodatkowego dnia wolnego wynikającego z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, limitu godzin nadliczbowych i wiele innych. Dodatkowo od 2015 roku przedsiębiorcy, którzy obsługują rynek zachodni, muszą się mierzyć z rozliczaniem czasu pracy kierowców na terytorium takich krajów jak Niemcy, Austria czy Francja. Wiąże się to ze stosowaniem nie tylko polskich przepisów, lecz również przepisów danego kraju, na terytorium którego kierowca wykonuje pracę. Wszystko to powoduje, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na pomoc firm zewnętrznych, wyspecjalizowanych w rozliczaniu czasu pracy kierowców. Niejednokrotnie pozwala to znaleźć firmom duże oszczędności wynikające z wyeliminowania nieprawidłowości oraz z prawidłowo prowadzonej dokumentacji z zakresu rozliczania czasu pracy kierowców. Bardzo ciekawym zjawiskiem jest również coraz częściej spotykana chęć współpracy kierowców, w zakresie szkoleń i udoskonalania sztuki jazdy – w obliczu tak licznych przepisów z pewnością jest to już sztuka. Sztuką stało się również samo w sobie prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców. Na szczęście na rynku można znaleźć wyspecjalizowanych „artystów”, którzy chętnie pomagają firmom transportowym przejść przez labirynt przepisów i znaleźć odrobinę spokoju w tej niezwykle burzliwej branży.