Na wstępie należy jednak poczynić zastrzeżenie. Przygotowanie konkretnych dokumentów i odpowiednie zapisy mogą zależeć od konkretnej sytuacji rodzinnej. Dlatego przejście przez proces sukcesji w większości przypadków będzie wymagało rozwiązań dostosowanych do konkretnej sytuacji rodzinnej i majątkowej. W przypadku modelowej sytuacji - przekazania firmy dzieciom przez rodziców, odpowiednie rozwiązania będą stosunkowo łatwe. W ich przypadku, do przeprowadzenia procesu sukcesji można wykorzystać typowe modele i standardowe wzory dokumentów.

Komplikacje pojawią się w przypadku, gdy firma będzie miała zostać przekazana tylko jednemu z dzieci lub gdy do firmy, obok członków rodziny, będzie miał zostać wprowadzony zewnętrzny współwłaściciel (np. inwestor lub długoletni pracownik). Należy bowiem pamiętać, że oprócz woli właściciela firmy, w przypadku dziedziczenia mamy do czynienia z tzw. przepisami bezwzględnie obowiązującymi. Na przykład przepisami dotyczącymi zachowku (art. 991 kodeksu cywilnego i następne). Zgodnie z nimi, dzieciom (a jak one nie dożyją otwarcia spadku, to wnukom), małżonkowi oraz rodzicom spadkodawcy należy się połowa wartości tego co przypadłoby im w przypadku dziedziczenia ustawowego. W niektórych przypadkach będzie to nawet dwie trzecie wartości udziału spadkowego. Przykład: Właściciel firmy (spadkodawca) pozostający w związku małżeńskim, mający dwie córki i syna zapisał swoje udziały w spółce tylko jednej córce. Spadkodawca oprócz udziałów w spółce nie miał żadnego innego majątku i wcześniej nie dokonywał żadnych darowizn. W takiej sytuacji pozostałym dzieciom oraz żonie przysługuje zachowek (o ile nie zostali wydziedziczeni). Tym samym córka, która odziedziczy udziały w firmie będzie musiała wypłacić zachowek rodzeństwu oraz żonie spadkodawcy. Wypłata zachowku w takiej sytuacji może zachwiać płynnością finansową spółki, a nawet doprowadzić do jej upadku. W sytuacji, gdy pomiędzy członkami rodziny będzie konflikt, samo stwierdzenie nabycia spadku (w tym przypadku udziałów w spółce) może trwać nawet kilka lat. Co w sposób oczywisty utrudni funkcjonowanie firmy.

Z powyżej przedstawionych względów proces przekazywania firmy warto rozpocząć jeszcze za życia właściciela firmy (spadkodawcy). Dobrze zaplanowany proces i odpowiednie rozwiązania pozwolą w wielu przypadkach uniknąć konfliktu, a przynajmniej go zredukować. Należy jednak zaznaczyć, że darowizna firmy (odpowiednio udziałów) za życia spadkobiercy nie wyłącza roszczenia o zachowek. W takiej sytuacji potrzebne są inne rozwiązania.

W przypadku przekazania firmy (udziałów) za życia spadkodawcy można ustalić wysokość i sposób spłaty pozostałych spadkobierców ustawowych. W takiej sytuacji istnieje możliwość zawarcia umowy o zrzeczeniu się dziedziczenia (art. 1048 kodeksu cywilnego i następne). Przykładowo właściciel firmy, których chce przekazać ją jednemu dziecku może ustalić z pozostałymi członkami rodziny (żoną i pozostałymi dziećmi), że udziały w spółce darowuje lub zapisuje córce, żonie zapisuje dom lub prywatne nieruchomości, a pozostałe dzieci otrzymują spłaty w gotówce lub inne składniki majątku prywatnego. W takiej sytuacji strony mogą zawrzeć umowę o zrzeczenie się dziedziczenia, na mocy której wyłączą dochodzenie zachowku po śmierci spadkodawcy. Takie rozwiązanie pozwoli uchronić firmę przez roszczeniami tzw. spadkobierców ustawowych. Rozwiązanie takie może przyczynić się również do uniknięcia konfliktów. Należy jednak jeszcze raz wskazać, że w tym zakresie nie istnieją uniwersalne rozwiązania. Każda sytuacja rodzinna może wyglądać inaczej i dla każdej konieczne może być znalezienie innego rozwiązania.

W przypadku gdy właściciel firmy, jako wariant przekazania firmy spadkobiercom wybierze przekazanie jej po swojej śmierci, powinien sporządzić testament lub zapis windykacyjny. Co prawda testament może zostać sporządzony w zwykłej formie pisemnej (własnoręcznie) to jednak dla pewności warto sporządzić go w formie notarialnej (koszt kilkudziesięciu złotych). W przypadku spółki jawnej warto przewidzieć w jej umowie zapis o jej kontynuowaniu na wypadek śmierci wspólnika. Należy bowiem zaznaczyć, że w przypadku spółki jawnej zasadą jest, że śmierć wspólnika powoduje jej rozwiązanie. W przypadku spółki z o.o. same przepisu przewidują jej kontynuację w przypadku śmierci spadkodawcy. Można natomiast w umowie wyłączyć wstąpienie do spółki spadkobierców lub ograniczyć podział udziałów pomiędzy nich. W tym przypadku ważnym może okazać się to, czy udziały takie wchodzą w skład majątku osobistego spadkodawcy, czy objęte są wspólnością małżeńską.

Przekazanie sterów firmy to skomplikowany proces. Dotyczy to nie tylko kwestii prawnych i podatkowych, ale również warstwy emocjonalnej. Stąd zrozumiałe, że proces decyzyjny rozciąga się w czasie i decyzje muszą dojrzeć. Warto jednak je podjąć. Brak właściwych decyzji może zaprzepaścić lata ciężkiej pracy poświęconej budowaniu sukcesu firmy. Natomiast właściwe, a przede wszystkim podjęte w odpowiednim czasie, decyzje pozwolą zabezpieczyć finansowo założyciela firmy, jego najbliższych oraz rozwój samej firmy. Powinny one również pozwolić uniknąć, a przynajmniej zminimalizować, potencjalne nieporozumienia pomiędzy następcami. Nie ma jednego uniwersalnego modelu sukcesji firmy. Odpowiednie rozwiązania wymagają ich indywidualnego dobrania do konkretnych sytuacji rodzinnych i majątkowych. Proces ten, pomimo jego skomplikowania w niektórych momentach, jest jednak możliwy do przejścia.